Com o tempo, a lista de etiquetas acumula sobras: etiquetas que ninguém recebe, outras que marcam quase todo mundo e pares que são a mesma coisa com dois nomes. Isso atrapalha filtros, relatórios e automações. O painel Saúde das etiquetas aponta o que revisar, e a própria tela permite juntar, excluir e restaurar sem perder contatos.
Antes de começar
- Tudo é feito em Atendimento > Etiquetas. Qualquer usuário que acessa a tela pode mesclar e excluir.
- Etiqueta excluída ou mesclada fica 30 dias em Excluídas recentemente e pode ser restaurada com os contatos.
- Antes de excluir, veja o que depende da etiqueta em "Onde a etiqueta aparece: contatos, automações e agentes".
1. Abra a Saúde das etiquetas
Clique em Saúde das etiquetas, no topo da tela. O número ao lado do botão é a quantidade de pontos para revisar; quando não há nada, o número não aparece. O painel abre na lateral (no celular, de baixo para cima).
No alto ficam os números da conta: total de etiquetas, quantas têm a regra ativa, quantas estão sem palavras, quantos contatos têm alguma etiqueta e quantos não têm nenhuma. Embaixo, os blocos do que revisar:
- Sem palavra-chave — existem, mas nunca são aplicadas sozinhas. Ver na lista (ou Ver as N na lista, quando são várias) filtra a lista para mostrar só elas.
- Sem nenhum contato — a regra existe e nunca casou. Teste as palavras ou pause a regra.
- Etiquetas amplas demais — cobrem 40% ou mais dos contatos da conta e deixaram de separar um grupo do outro. Revisar palavras abre a etiqueta.
- Possíveis duplicadas — pares que andam quase sempre juntos (70% ou mais dos contatos da menor também têm a outra). Mesclar abre a junção já sugerindo a menor entrar na maior.
Quando está tudo em ordem, o painel mostra Nada a revisar. As etiquetas estão saudáveis.
2. Filtre a lista
A caixa de busca procura no nome e nas palavras-chave. Ao lado, o filtro tem: Todas, Somente ativas, Sem palavras-chave, Sem nenhum contato, Somente inativas (sem disparo) e Somente desativadas. Limpar volta para a lista inteira.
- Ativa e Inativa falam da regra: aplicando ou pausada.
- Desativada é outra situação: a etiqueta foi apagada no chat. Abra a etiqueta e use Reativar para voltar a usar.
3. Junte etiquetas repetidas
Use o botão Mesclar do painel ou abra a etiqueta que vai sair e clique em Mesclar em…, no rodapé. Na janela Mesclar etiquetas:
- No topo está a etiqueta que sai. Escolha na lista a que fica (dá para buscar pelo nome).
- O botão de setas inverte a direção: mantém a de cima e tira a outra.
- O resumo explica o que vai acontecer: os contatos da que sai passam a ter a que fica, as palavras-chave se somam e as automações, regras e campanhas que usavam a que sai passam a usar a que fica, sozinhas.
Clique em Mesclar e confirme. Se a etiqueta que sai tem 100 contatos ou mais, a confirmação pede que você digite o nome dela.
Atenção. Se um agente cita pelo nome a etiqueta que sai, a janela avisa: ajuste o prompt do agente depois da mesclagem.
4. Faça ações em lote
Marque a caixa no canto de cada cartão. Aparece uma barra escura com a quantidade de selecionadas e as ações:
- Selecionar todas visíveis marca as que estão à vista; Limpar seleção desmarca todas.
- Ativar e Desativar — ligam ou pausam a regra das selecionadas. Etiqueta sem palavras não tem regra, então não muda.
- Cor — aplica a mesma cor a todas.
- Excluir — exclui todas de uma vez (até 500 por vez).
As ações valem só para as selecionadas que estão à vista, e o número da barra acompanha a busca e o filtro. Se a busca ou o filtro esconder uma etiqueta marcada, ela fica de fora.
5. Exclua com segurança
Abra a etiqueta e clique em Excluir, no rodapé. A confirmação diz quantos contatos perdem a marcação e lista cada automação, regra, campanha ou agente que usa a etiqueta, com o efeito da exclusão.
- Quando a etiqueta tem 100 contatos ou mais, ou é usada em algum lugar, você precisa digitar o nome dela para confirmar.
- Na exclusão em lote, a frase é excluir N etiquetas, pedida quando as selecionadas somam 100 contatos ou mais ou quando alguma é usada.
- Depois de excluir, o aviso traz Desfazer.
6. Restaure o que saiu
Abra o menu … e clique em Excluídas recentemente. Cada linha mostra a etiqueta, quantos contatos ela tinha, se foi excluída, excluída em lote ou mesclada, quem fez, quando, e em quantos dias sai da lista.
Clique em Restaurar. A etiqueta volta com as palavras, os contatos e as ligações com as regras do CRM e as campanhas do Google Ads. Sempre que possível, ela volta com a mesma identificação de antes, e as automações que apontavam para ela voltam a funcionar.
Dica. Para ver tudo o que mudou nas etiquetas da conta, use … > Histórico de alterações. Ele mostra as últimas 100 mudanças, com quem fez e quando.
Perguntas frequentes
Restaurar não funcionou e disse que já existe uma etiqueta com esse nome. E agora?
Renomeie ou exclua a etiqueta que está usando o nome hoje e restaure de novo.
Restaurei uma etiqueta mesclada. A outra perde os contatos que ganhou?
Não. A restaurada volta com os contatos dela, e a que ficou na mesclagem continua com os que recebeu.
Por que Ativar no lote respondeu que nenhuma regra mudou?
As selecionadas não têm palavras-chave, ou já estavam no estado pedido. Etiqueta sem palavras não tem regra para ligar ou pausar.
Por quanto tempo dá para restaurar?
30 dias. Depois disso a etiqueta sai da lista de Excluídas recentemente.
O painel às vezes mostra "paradas" e "aplicações nos últimos 30 dias". Por que nem sempre?
Esses números dependem da data em que cada contato recebeu a etiqueta. Quando a conta não tem essa informação, eles ficam de fora para não mostrar um número enganoso. O filtro Paradas (90 dias sem aplicação) segue a mesma regra.