Etapas do funil

O funil foi criado com etapas genéricas, ou com etapas que não são exatamente as do seu processo, e agora os cards ficam parados em colunas que ninguém entende. As etapas são as colunas do board: cada uma é um passo da sua venda, como "Proposta" ou "Negociação". Neste guia você ajusta todas elas: cria, renomeia, muda a cor e a ordem, marca onde o funil começa e termina, limita quantos cards cabem numa etapa, tira de uso, transfere os cards e exclui com segurança.

1. Abra a aba Etapas

1. No menu lateral, abra CRM e clique em Pipelines e Cards. Se cair direto no board, clique em Pipelines no caminho do topo da tela.
2. No cartão do funil, clique na engrenagem (Configurar etapas, campos e regras), no canto superior direito.
3. A tela de configuração abre na aba Etapas.

Cada linha é uma etapa, na ordem em que aparece no board. Na linha você vê a cor, o nome, os selos (Inicial, Final, Inativa e quantos campos são obrigatórios para sair dela) e, logo abaixo, a posição, quantos cards estão abertos, quanto dinheiro eles somam e quantos estão parados. No meio da linha ficam os controles Conversão, Forecast e SLA (explicados no artigo Conversão e SLA da etapa) e, à direita, os botões Editar, Transferir e Excluir.

2. Crie uma etapa

1. Clique em Nova etapa, no canto superior direito da lista. Abre a janela Nova etapa, na lateral da tela.
2. Em Nome, digite o nome do passo, por exemplo "Aguardando pagamento". É o único campo obrigatório.
3. Em Posição, diga em que lugar a etapa entra (1 é a primeira coluna). As etapas daquela posição em diante andam uma casa para a direita. Deixe em branco para ela entrar no fim.
4. Em Cor, clique numa das bolinhas. A cor identifica a coluna no board e na barra de etapas do card.
5. Clique em Salvar etapa. O sistema confirma com Etapa criada com sucesso.

3. Renomeie, mude a cor ou a posição

Clique em Editar na linha da etapa. Abre a janela Editar etapa, com os mesmos campos da criação já preenchidos. Mude o que quiser e clique em Salvar etapa; aparece Etapa atualizada com sucesso. Os cards que estão na etapa continuam nela, agora com o nome e a cor novos.

Para mudar a ordem, você tem dois caminhos:

• Arrastar: segure a alça de pontinhos, à esquerda do nome, e solte a etapa no lugar novo. A ordem é salva na hora e os números de posição se ajustam sozinhos.
• Posição: em Editar, troque o número do campo Posição. As outras etapas se acomodam para abrir espaço.

4. Marque a etapa inicial e a de fechamento

No bloco Posição no fluxo da janela da etapa:

• Etapa inicial marca a porta de entrada do funil e ganha o selo Inicial na lista. Só pode haver uma: ao marcar uma etapa como inicial, a anterior deixa de ser.
• Etapa de fechamento marca o fim do caminho e ganha o selo Final. Ela é usada nos relatórios (ao abrir essa etapa, os cards fechados aparecem primeiro) e na meta do tipo Passou por etapa. Pode haver mais de uma.

5. Limite quantos cards cabem na etapa

Em Máximo de cards nesta etapa, digite um número. Esse limite (também chamado de WIP, trabalho em andamento) ajuda a ver gargalos: quando a etapa passa do limite, a linha mostra, por exemplo, WIP 6/5 em laranja.

O limite é um aviso, não uma trava: o sistema continua deixando mover cards para a etapa. Para tirar o limite, apague o número e salve.

6. Ative ou inative a etapa

No rodapé da janela da etapa, a chave Etapa ativa liga e desliga a etapa inteira. Uma etapa inativa ganha o selo Inativa na lista, some do board e deixa de aparecer como destino quando você transfere cards. Ela continua no histórico dos cards que passaram por ela, e você pode religar quando quiser.

7. Transfira os cards de uma etapa

O botão Transferir aparece nas etapas que têm cards (abertos ou já fechados). Use para esvaziar uma etapa de uma vez, por exemplo quando você junta duas etapas numa só.

1. Clique em Transferir na linha da etapa. Abre a janela Gerenciar etapa, que mostra quantos cards estão em aberto e quantos estão fechados, e a lista deles.
2. Em Etapa de destino, escolha para onde os cards vão. Só aparecem etapas ativas.
3. Em Ação após transferir, escolha o que fazer com a etapa de origem:
   • Manter etapa ativa: só move os cards; a etapa continua no funil, vazia.
   • Transferir e inativar etapa: move os cards e tira a etapa de uso, preservando-a no histórico dos cards.
   • Transferir e excluir etapa: move os cards e apaga a etapa de vez.
4. Clique em Transferir cards. O sistema confirma quantos cards foram transferidos e de onde para onde.

Os cards em aberto entram na etapa de destino com a cadência e as automações dela, como se tivessem sido arrastados. Os fechados (ganhos, perdidos ou arquivados) só mudam de etapa, sem cadência nem automação. A janela avisa isso antes de você confirmar.

8. Exclua uma etapa

Clique em Excluir na linha da etapa. O que acontece depende de a etapa ter cards ou não:

• Etapa sem nenhum card: a tela pergunta Excluir a etapa "…"?. Clique em Excluir etapa. A etapa vai para a Lixeira, junto com as regras de campos obrigatórios dela, e um aviso no rodapé oferece Desfazer por alguns segundos.
• Etapa com cards: abre a janela Excluir etapa, que pede a Etapa de destino dos cards. Clique em Transferir e excluir. Os cards vão para o destino e a etapa é apagada de vez: esse caminho não passa pela Lixeira e não tem como desfazer.

Duas situações impedem a exclusão:

• Única etapa inicial ou única etapa final: o botão Excluir fica apagado e, ao passar o mouse, diz Esta é a única etapa inicial do pipeline. ou Esta é a única etapa final do pipeline. O funil não pode ficar sem entrada ou sem saída. Marque outra etapa como inicial (ou de fechamento) primeiro e depois exclua.
• Cadência ligada à etapa: o sistema avisa que existe cadência ativa vinculada à etapa. Desvincule ou arquive a cadência na aba Cadências e tente de novo.

9. Recupere uma etapa pela Lixeira

Excluiu uma etapa vazia por engano? Ela fica guardada por 30 dias.

1. Na aba Etapas, clique em Lixeira, ao lado de Nova etapa. O número no botão é a quantidade de itens guardados. O botão só aparece quando há algo na Lixeira.
2. Abre a janela Lixeira · Etapas e campos, com o que foi excluído, quem excluiu, quando e quantos dias faltam para sumir. A mesma Lixeira guarda os campos customizados excluídos.
3. Clique em Restaurar na linha da etapa. Ela volta com as mesmas configurações e na mesma posição em que estava.

Se outra etapa virou a inicial nesse meio-tempo, a restaurada volta sem o selo Inicial, para o funil não ficar com duas.

Próximo passo

Com as etapas no lugar, defina como cada uma entra nas métricas do funil: quais contam na taxa de conversão, quais são desvios como No Show e em quais o relógio do prazo para. O artigo Conversão e SLA da etapa explica os três controles que ficam em cada linha.

Perguntas frequentes

Renomear uma etapa muda alguma coisa nos cards?
Os cards continuam na mesma etapa, só com o nome e a cor novos. O que está ligado à etapa (cadências, campos obrigatórios, automações) segue funcionando, porque fica preso à etapa, e não ao nome.

Por que o botão Excluir está apagado?
A etapa é a única inicial ou a única final do funil. Marque outra etapa como inicial (ou de fechamento) em Editar e depois exclua.

Por que a etapa que excluí não está na Lixeira?
Só vão para a Lixeira as etapas excluídas vazias. Quando a etapa tinha cards (mesmo fechados), a exclusão é feita pela transferência e é definitiva.

Coloquei um limite de cards e a equipe continua movendo cards para a etapa. Está certo?
Sim. O Máximo de cards nesta etapa é um alerta visual na tela de configuração (WIP 6/5), não uma trava.

A etapa que criei não aparece no board.
Confira se a chave Etapa ativa está ligada e se a etapa não ganhou o selo Inativa. Etapas inativas não aparecem no board. Também confira se você está no funil certo.